Estamos insistiendo en la necesidad de documentar por medio de un contrato escrito los acuerdos y pactos profesionales con terceros interesados en nuestra obra, por lo que aconsejamos que el documento de albarán de entrega sea, tan sólo, para justificar que han sido recepcionadas una serie de piezas en concepto de depósito y que deberán ser devueltas una vez cumplido el objetivo por el cual las mismas se entregaron, (normalmente por la finalización de una exposición).
Es precisamente, por dicha razón por la que evitaremos en este albarán de entrega, pactar cláusulas o condiciones que no hagan referencia a la mera entrega de la obra, por cuanto los albaranes deben ser documentos complementarios a los contratos que se suscriban (cesión de obra para su exhibición, representación con galeristas, museos o espacios de arte…) cuyo único fin es justificar que nuestra obra se encuentra en poder de un tercero quien se responsabiliza de cuidarla y conservarla con diligencia.
La confección y suscripción del albarán de entrega de obra es fundamental, pues de lo contrario –como así hemos podido contrastar en nuestra práctica profesional- puede suceder que el artista no tenga forma de acreditar la entrega de obra y ante la negativa del tercero de devolverla, se verá gravemente perjudicado al no poder exigir con éxito su devolución.
Es, pues, fundamental, suscribir siempre el albarán de entrega, del que nos quedaremos copia firmada por el depositario y en el que deberá recogerse, expresamente:
• La fecha y lugar en el que se firma el albarán.
• Los datos del depositario (nombre, apellidos, en su caso poder de representación…)
• Las piezas que se entregan en depósito con su exacta descripción, (título, año, dimensiones, teórica utilizada, material empleado…)
• El plazo del depósito.
• La forma en que las piezas deberán cuidarse.
• El tiempo y la forma de devolución de las obras.
